El éxito o fracaso de un restaurante puede estar relacionado en gran medida a cuán bien sus operadores conocen de dónde viene y a dónde va a parar el dinero que entra al establecimiento. Para esto, el sistema que se utilice para llevar a cabo las transacciones diarias jugará un papel importante. Los establecimientos gastan un promedio de $15,000 en puntos de ventas (POS -Point of Sales) según un sondeo llevado a cabo por el portal www.restaurantowner.com.
En repetidas ocasiones durante visitas hechas a restaurantes en Puerto Rico nos hemos percatado de que muchos de ellos ni siquiera saben contabilizar con exactitud la cantidad de clientes que ha visitado el establecimiento. Un ejemplo sencillo que muestra la falta de conocimiento en administración de restaurantes puede ser visto en la cantidad de "covers" que el mesero añade cuando abre el cheque por vez primera. Para poder conocer el cheque promedio de un restaurante es necesario tener primero la cantidad de personas que han comido en el mismo. El cheque promedio es igual al número de ventas totales dividido entre el número de clientes (covers). Muchos meseros acostumbran abrir los cheques del POS con el número "0" en el renglón de "covers" o una cantidad mayor o menor a la cantidad de clientes en la mesa, por ende creando un falso conteo de clientes.
El propósito primordial de los POS es servir a los clientes del establecimiento y proveer controles financieros más automatizados. Tomando en cuenta lo caro de estos sistemas y el papel tan importante que juega en la operaciones diarias del restaurante es imprescindible que los operadores tomen un rol activo tanto en la programación del sistema como en el adiestramiento del personal.
El siguiente artículo esboza brevemente cómo conocer sobre la programación de los puntos de ventas que le facilitará a los operadores su uso diario en la operación. En adición les mostrará la estructura estándar de reportes según diseñada por la Asociación Nacional de Restaurantes (NRA) y su Sistema Uniforme de Contabilidad para Restaurantes (USAR) en su octava edición recién revisada y publicada en el año 2012.
Programación de POS
Algunos de los factores que determinarán la programación del POS en un restaurante serán los siguientes:
- el estilo de servicio del restaurante
- cómo se toman las órdenes y se preparan para la cocina y la barra
- la cantidad de impresoras (printers) en cada una de las estaciones
- método de pago de los cheques y cómo se procesan las tarjetas de crédito
- órdenes para llevar y entregar
- órdenes a través de una página web
- banquetes y catering
Una vez que la orden es puesta en el sistema solo existen tres alternativas para contabilizarla, cobrar el pago al cliente, descontar el pago (discount) o cancelarlo (void). Para cualquiera de las tres alternativas debe haber un rastro en una auditoría que demuestre exactamente cómo se cerró la orden en el sistema. Las órdenes que son procesadas de este manera reduce a gran escala órdenes no registradas y robo.
Con respecto al objetivo de programación es necesario decidir cuántas estaciones en la cocina necesitarán de una impresora por separado y cuáles alimentos en particular se han de imprimir en cada estación. Esto evitará que todas las órdenes salgan en una sola impresora creando un caos para el personal de la cocina en un momento de "rush." Con cada estación teniendo su propia impresora podrán manejar efectivamente las órdenes que le corresponden a cada una.
Estructura Estándar de Reportes de la Industria
Las tres áreas claves de los reportes a través del POS han de enfocarse en las necesidades de contabilidad, análisis de ventas y el control de costos. Debe ser una práctica estándar de la industria para todos los sistemas de POS reportar de una manera consistente con el Sistema Uniforme de Contabilidad para Restaurantes (Uniform System of Accounts for Restaurants-USAR) publicado por la Asociación Nacional de Restaurantes. El mismo ofrece información precisa para la preparación de guías de ganancias y pérdidas (profit-and-loss) para estructurar reportes de ventas y costos de ventas (cost-of-sales).
Este sistema uniforme (USAR) consiste de el reporte de una estructura jerárquica que bien puede ser universalmente aplicada a todo tipo de servicio de comida. Esta estructura consiste de la agrupación de cuentas mayores y menores en tres grupos más grandes que son ventas de alimentos, ventas de bebidas y otras ventas.
El grupo mayor de Ventas de Alimentos consiste de subgrupos para la venta de comida y bebidas no alcohólicas. El grupo de Venta de Bebidas consiste en subgrupos de licor, cerveza y vinos. Las ventas de cervezas son entonces divididas en cerveza de barril y cerveza de botella para facilitar el mejoramiento del control de costo de las mismas. El tercer renglón mayor es Otras Ventas, el cual consiste de venta de mercancía y otros tipos de ingreso tales como cargos por entregas, alquiler de habitaciones, cargos por descorche y cargos por covers. Utilizando el reporte de categorías definido por USAR, sus reportes de POS tendrán mayor relevancia para la contabilidad del negocio y el control de costos.
La regla de oro en el control de costos en un restaurante es medir los porcentajes de costo de alimentos versus los costos de los porcentajes de las ventas de comida y bebida versus las ventas de bebidas. El rastreo de los costos de porcentajes de comida y bebidas son una práctica aceptadas en la industria para reorganizar y manejar costos.
Para control aún mayores una buena administración de restaurantes mide cada costo de venta de los subgrupos versus las respectivas ventas de su categoría. El control de licor es medido versus las ventas de licor, el costo del vino versus las ventas del vino y las cervezas de barril y botella versus sus respectivas ventas. Por ejemplo si usted vende cerveza en botella y de barril, es mucho más fácil llevar un control de inventario de las botellas porque físicamente se pueden contabilizar, es decir la unidad de inventario (la botella) es la misma que la unidad de venta. Una fórmula matemática simple, comparar el total de botellas disponibles versus el total de botellas vendidas fácilmente revela discrepancias.
Por otro lado la venta de cerveza en barriles que es servida en diferentes tipos de tamaños de vasos tienen controles más difíciles de cuantificar. También hay que tomar en consideración el mal control de porciones (se derramó cerveza), la formación de espuma ("foaming") al servirla y ventas no registradas por robo o incompetencia por parte del empleado.
Desafortunadamente algunos POS están configurados de manera tal que agrupan todos los tipos de cerveza en una sola categoría, lo que significa que el costo la cerveza de barril o de botella solo puede ser medida versus el total de ventas de cerveza.
Reporte de Ventas Mixtas (Sales Mix Report)
El reporte más útil y el menos utilizado es el desgloce de los artículos del menú en un reporte de ventas mixtas. Este reporte no tan solo muestra a las operadores cuáles items se venden mejor, sino que sirve como una herramienta segura para controlar niveles de preparación de alimentos, monitoreo de items claves durante el conteo de inventario y el cómputo de proyecciones ideales de costo.
El costo de comida ideal (muchas veces llamado costo teórico) es el costo esperado de una venta mixta dada a travésde un período de tiempo, asumiendo que se dan los siguientes factores: proporciones correctas y una pérdida normal del producto. Las ventas mixtas (el número de cada item del menú vendido por un tiempo específico) afecta el costo ideal. Esto puede ser utilizado para comparar versus reportes de costos actuales en el P&L para identificar problemas de control de costos.
Su POS debe estar programado para trazar las ventas individuales para cada uno de los items en el menú y que cada uno de esos items esté ligado a uno de los grupos delimitados en el reporte estandarizado de la industria mencionado antes. El reporte de ventas mixtas es una pieza esencial de información en el diseño del menú que puede ayudar a identificar cuáles items en el menú son mejores para la ganancias y cuáles deben ser reevaluados.
Contabilidad de Efectivo
Un sistema de punto de ventas debe tener la capacidad de mantener un registro de efectivo preciso y desalentar el robo. Todo POS tienen una fórmula de balance específica que es igual a un sistema de contabilidad, donde el total de débitos debe igualar el total de créditos. Para cada transacción de venta (de alimento o bebida) en el POS tienen que haber un pago (efectivo, crédito, descuento, etc.).
Para la mayoría de los sistemas, una vez que una orden ha sido entrada en el POS el único método para evitar el pago es descontando o cancelando (void) la transacción. Es recomendable que ambos métodos sean llevado a cabo por un gerencial. Los meseros(as), cajeros(as) o cantineros(as) no deberían tener acceso a funciones de cancelar (void) una orden, jamás.
En adición 100% de descuentos y complementarios de un cheque debe ser también una función exclusiva de la gerencia. Si por alguna razón existe una cajera con "funciones expandidas"que tenga la potestad de llevar a cabo descuento, tomando en cuenta la proliferación de cupones y otras ofertas, ésta debe ser responsable de someter la documentación necesaria que evidencie cada transacciones (los cupones y copia de cheques de las comidas de los empleados con descuento) como parte de sus procedimientos de cierre de caja.
Finalmente para el control de ventas canceladas (voids) es la forma más utilizada para robar en un restaurante. Si usted no posee un sistema establecido para hacer responsables a la gerencia de las ventas canceladas, usted da paso a que se cometa robos en las transacciones. Los POS ofrecen reportes de ventas canceladas y las mismas deben ser cuidadosamente documentadas por la gerencia y periódicamente revisadas por el operador/dueño.
Recomendaciones
- Planifique cuidadosamente la compra de su sistema de POS y reúnase con el programador para establecer durante la programación del mismo los objetivos a seguir. Usualmente estos proveedores cobran de $100 a $150 por hora para hacerle cambios a la programación.
- Esté seguro que obtendrá del POS todos y cada uno de los reportes necesarios para la operación de su establecimiento.
- Adiéstrese correctamente en el uso del POS e invierta tiempo en adiestrar a su personal a cómo utilizarlo de manera correcta.
- Repase funciones rutinarias como la utilización correcta de covers, modifiers u otras instrucciones en el sistema que facilitan las órdenes en la cocina y la barra.
- Establezca procedimientos estándares de operación escritos sobre la apertura y cierra de cajas, descuentos, cancelaciones y métodos de cobro.
Fuentes de Información:
Restaurant Startup & Growth, October 2012
Uniform System of Accounts for Restaurants 8th. Ed., 2012
